Rekisterinpitäjä – Viitasaaren kennelkerho r.y.

Yhdistyksen y-tunnus: 1026059-4
Yhdistyksen nimi: Viitasaaren kennelkerho r.y.
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen johtokunnan puheenjohtaja Maarit Huuskonen, johtokunta@viitasaarenkennelkerho.com

Henkilötietojen käsittely Viitasaaren kennelkerho r.y:n toiminnassa
päivitetty 24.2.2026

Viitasaaren kennelkerho r.y. :n toiminnassa käsitellään henkilötietoja ja tässä selosteessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä yhdistyksen eri tehtävissä.

Rekisterinpitäjänä Viitasaaren kennelkerho r.y vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjän edustajana toimii johtokunta (johtokunta@viitasaarenkennelkerho.com) ja vastuuhenkilö on seuran puheenjohtaja Maarit Huuskonen. 

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Viitasaaren kennelkerho käsittelee henkilötietojasi seuraavissa käsittelytarkoituksissa:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen
  2. Taloushallinto (yhdistyksen kirjanpito)
  3. Koiranäyttelyiden järjestäminen
  4. Kilpailutoiminta ja kokeet 
  5. Verkkosivut ja sosiaalinen media: https://viitasaarenkennelkerho.com -verkkosivujen tekninen ylläpito, yhdistystoimintaan liittyvä viestintä, tiedottaminen ja markkinointi, jäsenpalvelut sekä sivuston käytön analysointi ja kehittäminen
  6. Yhdistyksen ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat

Miksi meillä on oikeus käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679, artikla 6: Käsittelyn lainmukaisuus). Tarkemmat käsittelyn oikeusperusteet ovat:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja kokouskutsujen lähettäminen: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään yhdistyslaissa (503/1989).
  2. Taloushallinto: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään kirjanpitolaissa (1336/1997).
  3. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /suostumus.
  4. Kilpailutoiminta ja kokeet: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /suostumus.
  5. Verkkosivut: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde).
  6. Yhdistyksen ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /sopimus (maksullinen tilaisuus, jossa sopimus syntyy ilmoittautumisen yhteydessä /suostumus (ilmoittautumisen yhteydessä saatetaan pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen:
    nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
  2. Taloushallinto:
    nimi, pankkitilinnumero,
  3. Koiranäyttelyiden järjestäminen:
    - koiran omistajan/omistajien tiedot (nimi, yhteystiedot)
    - koiran tiedot (kennelnimi, koiran vanhempien kennelnimet, koiran rekisterinumero)
  4. Kilpailutoiminta ja kokeet:
    - koiran omistajan/omistajien/ohjaajan tiedot (nimi, yhteystiedot)
    - koiran tiedot (kennelnimi, rekisterinumero, sirunumero)
  5. Verkkosivut:
    - julkisilla verkkosivuilla tietoja käsitellään pääsääntöisesti nimettöminä lukuun ottamatta seuran yhteyshenkilöiden tiedot
  6. Yhdistyksen ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat:
    - nimi, yhteystiedot, tarvittaessa ruokavaliotiedot (voi olla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva tieto)

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti se aika, kun olet yhdistyksen jäsen, ellei jäsenasioiden hoitaminen (esim. jäsenmaksut) muuta edellytä.
  2. Taloushallinto: kirjanpitolain edellyttämä vähimmäisaika, 10 vuotta, verohallinnon tulorekisteriiin siirrettyjä tietoja verohallinto säilyttää omassa tiedonohjaussuunnitelmassaan määräämänsä ajan.
  3. Koiranäyttelyt: näyttelytulokset säilyttää Kennelliitto, maksutiedot sisältäviä ilmoittautumistietoja kirjapitolain edellyttämä aika.
  4. Kilpailutoiminta ja kokeet: kilpailutulokset säilyttää Kennelliitto, koiratietokanta, seuramestaruustulokset kennelkerho säilyttää pysyvästi, maksutiedot sisältäviä ilmoittautumistietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.
  5. Verkkosivut: julkisilla verkkosivuilla olevia henkilötietoja säilytetään tarjoamiseen tarvittava aika (esim. johtokunnan jäsenten henkilötiedot niin kauan, kun henkilö toimii johtokunnassa).
  6. Yhdistyksen ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat: Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämiseen tarvittava aika. Jos tapahtuma on maksullinen, niin maksatustietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko sinulla velvollisuus toimittaa meille henkilötietoja? Mitä seurauksia siitä on, jos et toimita tarvittavia henkilötietoja?

Henkilötiedot saadaan yhdistyksen jäseniltä ja kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistujilta itseltään. Sinulla ei ole velvollisuutta toimittaa Viitasaaren kennelkerho henkilötietojasi, mutta jos et toimita riittäviä henkilötietoja, niin jäsenyyttäsi ei voida vahvistaa tai et voi osallistua seuran järjestämään kilpailuun tai tapahtumaan.

Kun annat meille henkilötietoja jäsenasioiden käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:
☒ rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä

Mihin henkilötietojasi siirretään?

Henkilötietojasi siirretään seuran sisäisiin palveluihin ja ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille seuraavasti:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: Jäsenrekisteri voidaan toteuttaa joko excel-mallisena tai palvelutoteuttajan kautta.
  2. Taloushallinto: Jäsenille suoritetut maksatukset (matkalaskut ja vastaavat) verohallinnon tulorekisteriin.
  3. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Kennelliitto toimii henkilötietojen käsittelijänä, kun näyttelyihin ilmoittautuminen hoidetaan Showlinkin ilmoittautumisjärjestelmän avulla. Tulokset julkaistaan tapahtuman verkkosivuilla sekä Kennelliiton ylläpitämillä verkkosivustoilla.
  4. Kilpailutoiminta ja kokeet: Erikseen sovittu taho eri kokeiden aikana toimii henkilötietojen käsittelijänä tarjotessaan ilmoittautumispalvelun kokeisiin. Kilpailujen tulokset julkaistaan verkkosivuilla.
  5. Verkkosivut: Ei varsinaisia henkilötietojen siirtoja, mutta julkiset verkkosivut ovat käytettävissä globaalisti.
  6. Yhdistyksen ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat: Henkilötietoja siirretään mahdolliselle tapahtuman yhteystyökumppanille vain tarvittaessa (jos tapahtuma on yhteinen matka, niin osallistujatietoja saatetaan siirtää matkatoimistolle tai kuljetuksen järjestäjälle).

Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja millä perusteella mahdollinen siirto tehdään?

Henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle seuraavissa tehtävissä:

Julkiset verkkosivustot (viitasaarenkennelkerho.com, Kennelliitto, Showlink, tapahtumien verkkosivut) ovat globaaleja, vaikka suoria henkilötietojen siirtoja ei tehdäkään.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Emme tee henkilötietojen käsittelyssä automatisoituja päätöksiä emmekä profilointia.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
  • tarkastaa itsesi koskevat tiedot (oikeus saada pääsy tietoihin)
  • oikaista tietojasi
  • poistaa tietosi (ei sovelleta silloin, kun käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite)
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittelyperuste oikeutettu etu
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, kun käsittelyperuste on suostumus
  • peruuttaa antamasi suostumus
  • henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen (jos henkilötietojasi on oikaistu tai poistettu tai käsittelyä on rajoitettu, niin rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan siitä niille vastaanottajille, joille se on siirtänyt henkilötietojasi)

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että tietojesi käsittelyssä ei noudateta tietosuojalainsäädäntöä. 

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa ilmoitettuihin yhteyshenkilöihin.